Requerimento Online: o aluno solicita e a secretaria atende no digital

O fim da fila e do protocolo em papel

Toda instituição recebe pedidos de alunos o ano inteiro: declarações, históricos, segunda via de documentos, revisões, pedidos especiais. Quando isso depende de ir até a secretaria, preencher formulário e voltar para saber se ficou pronto, o aluno perde tempo e a equipe vive apagando incêndio.

No requerimento online do Siga Virtual, o aluno faz a solicitação pelo portal do aluno, de onde estiver, e acompanha o andamento até receber o documento. A instituição define o que pode ser pedido, quem atende, em quanto tempo e se há cobrança. Tudo fica registrado, com histórico e responsável.

Como funciona para o aluno

1. O aluno entra no portal e abre a área de requerimentos.
2. Escolhe o item que deseja, organizado por grupos.
3. Lê as informações da instituição sobre aquele pedido, como prazo e valor, e anexa o que for necessário.
4. Envia a solicitação e acompanha a situação em tempo real.
5. Quando a resposta chega, baixa o documento e, se houver, assina na hora.
6. Mantém o histórico de tudo o que já pediu, sem depender de papel.

Como funciona para a secretaria e os setores

1. Cada item de requerimento é ligado a um setor responsável, com seus usuários e unidades.
2. A solicitação chega ao setor certo, sem triagem manual.
3. O responsável responde com a situação do pedido, uma resposta complementar e, quando for o caso, o documento gerado.
4. Documentos emitidos podem ser assinados eletronicamente.
5. Quando o pedido tem cobrança, a parcela é gerada e o pagamento é acompanhado no mesmo lugar, inclusive com estorno, se necessário.
6. A direção acompanha tudo por relatório de requerimentos.

Vantagens para o aluno

• Sem deslocamento e sem fila: o pedido é feito de casa, pelo celular ou computador.
• Transparência: ele sabe em que etapa está o pedido e o prazo previsto.
• Resposta registrada: nada de "já pedi, mas ninguém sabe".
• Documento na hora certa: o arquivo fica disponível para baixar no próprio portal.
• Histórico: todos os pedidos ficam guardados.

Vantagens para a instituição

• Menos atendimento presencial: a secretaria atende pedidos, e não filas.
• Processo padronizado: cada tipo de pedido tem regras, prazo e responsável definidos.
• Menos erro e retrabalho: o pedido já chega com os dados do aluno, do curso e da matrícula.
• Receita organizada: serviços cobrados geram a parcela automaticamente.
• Prova do que foi feito: quem pediu, quem respondeu e quando.

Regras que a instituição configura

Integrado ao restante do sistema

O requerimento usa o mesmo cadastro da secretaria digital, do sistema acadêmico e do financeiro. Entre setores, o encaminhamento funciona com o ticket interno, e a comunicação com o aluno segue pelos avisos e mensagens.

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