Quando o setor pede e ninguém responde
Na rotina de uma escola ou faculdade, os setores dependem uns dos outros o tempo todo: a secretaria pede uma correção ao financeiro, a coordenação pede um relatório à tecnologia, o professor pede apoio ao acadêmico. Sem um registro, o pedido vai por mensagem, e-mail ou conversa, ninguém sabe quem ficou de resolver e o prazo estoura em silêncio.
O ticket interno do Siga Virtual transforma cada pedido em uma solicitação organizada: tem solicitante, setor responsável, prioridade, prazo, situação e histórico. Quem pediu acompanha até a solução, e a gestão enxerga o que está atrasado.
Como funciona
- Qualquer usuário autorizado abre um ticket, escolhe o assunto, o setor de destino e descreve a solicitação.
- Define a prioridade, que já determina o prazo: urgente em até 1 dia, alta em até 3, média em até 5, baixa em até 10.
- O ticket chega ao setor responsável, formado por usuários e unidades definidos pela instituição.
- O setor pode encaminhar a outro setor, quando a demanda não é dele, ou atribuir um responsável.
- Todos os envolvidos respondem no ticket, com anexos, e a situação muda conforme o andamento.
- Ao finalizar, o solicitante pode reabrir o ticket, se o problema voltar, dentro do prazo permitido.
O que o sistema controla
Assuntos cadastrados pela instituição
Setores com usuários e unidades
Encaminhamento entre setores
Prioridade com prazo definido
Responsável pelo ticket
Situações configuráveis por fluxo e cor
Respostas e anexos
Anotações internas, visíveis só ao setor
Cancelamento pelo solicitante
Reabertura dentro de 7 dias após a finalização
Destaque de tickets atrasados
Relatório e impressão de tickets
Indicadores de atendimento
Quem vê o quê
O ticket respeita as unidades e os setores: o solicitante vê os seus tickets, e os membros do setor veem os tickets que chegaram a ele. As anotações internas ficam restritas ao setor, para registrar o que não deve ser mostrado ao solicitante. Quem usa a situação de cada etapa também é configurável por nível de usuário.
Vantagens para a instituição
- Responsabilidade clara: cada demanda tem um setor e um responsável.
- Prazos que aparecem: o que está atrasado fica destacado.
- Histórico completo: quem pediu, quem respondeu e o que foi decidido.
- Menos e-mail e menos recado: a conversa fica no ticket, e não espalhada.
- Gestão com dados: relatórios e indicadores mostram onde estão os gargalos.
Integrado ao dia a dia
O ticket interno faz parte do módulo de atendimento, chamados e mensagens e trabalha junto com o requerimento online, em que o pedido do aluno é encaminhado ao setor certo. Os acessos seguem as regras de segurança e controle de acesso, e os resultados aparecem nos indicadores e relatórios.
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Dúvidas frequentes
Perguntas e respostas
Para que serve o ticket interno?
Para organizar pedidos entre setores da instituição, com responsável, prazo, histórico e situação, no lugar de e-mails e recados soltos.
Como são definidos os prazos?
Pela prioridade escolhida: urgente em até 1 dia, alta em até 3 dias, média em até 5 dias e baixa em até 10 dias.
Um setor pode repassar o ticket a outro?
Sim. O encaminhamento entre setores é uma das funções do ticket.
O solicitante vê as anotações internas do setor?
Não. As anotações internas são visíveis apenas para o setor.
É possível reabrir um ticket finalizado?
Sim, pelo solicitante, dentro de até 7 dias após a finalização.
Há como anexar arquivos?
Sim. O ticket aceita anexos, e as respostas ficam registradas no histórico.
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